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什么是工作流管理信息系統(tǒng)?

目前一種流行的工作流管理信息系統(tǒng)的解決方案是：電子郵件+數(shù)據(jù)庫(kù)= 工作流管理信息系統(tǒng)(WMIS)。

工作流管理信息系統(tǒng)實(shí)際上是利用電子郵件來(lái)串聯(lián)一項(xiàng)工作的不同階段，各階段的工作通過(guò)相應(yīng)的電子表格體現(xiàn)出來(lái)，這些表格包含完成這些工作所需的信息。每位員工收到表格后，將填寫該項(xiàng)工作當(dāng)前階段的各個(gè)輸入選項(xiàng);當(dāng)一個(gè)表格的各個(gè)輸入項(xiàng)被填寫之后，該表格就以電子郵件形式發(fā)送給下一階段的工作人員;下一階段的工作人員將會(huì)在他們的郵箱中看到自己所負(fù)責(zé)工作的當(dāng)前狀況， 并且可以選擇其中任意一項(xiàng)工作(郵件)展開(kāi)下一步， 即打開(kāi)下一步工作應(yīng)當(dāng)填寫的表格。這樣，整個(gè)工作流程就表現(xiàn)為一系列電子郵件， 而這些電子郵件中顯示和輸入的數(shù)據(jù)都來(lái)自數(shù)據(jù)庫(kù)。

工作流管理信息系統(tǒng)的特點(diǎn)包括什么內(nèi)容?

以電子郵件來(lái)串聯(lián)一項(xiàng)工作的不同階段，把各個(gè)階段的工作以相應(yīng)的表格來(lái)體現(xiàn)。這些表格包含有完成它們的所需要的信息(比如說(shuō)當(dāng)前環(huán)節(jié)的前面各階段中所完成的工作情況)，然后列出它們當(dāng)前階段所應(yīng)當(dāng)填寫的各個(gè)輸入選項(xiàng)。當(dāng)一個(gè)表格的各個(gè)輸入完成以后，就被以電子郵件的形式發(fā)送給下一階段的工作人員。下一階段的工作人員將會(huì)在他們的郵箱中看到他們所應(yīng)作的所有工作的當(dāng)前完成情況，對(duì)其中任意一項(xiàng)工作(郵件)，可以通過(guò)人工選擇或系統(tǒng)自動(dòng)的方式展開(kāi)下一步，也就是說(shuō)打開(kāi)下一步工作所應(yīng)當(dāng)填寫的表格。這樣，一項(xiàng)協(xié)作的工作，表現(xiàn)為一系列的郵件，一個(gè)信息流，郵件流，或者說(shuō)工作流。

不僅如此，在這些電子郵件中顯示和輸入的數(shù)據(jù)都要來(lái)自數(shù)據(jù)庫(kù)，這就是說(shuō)必須把Email 系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)集成起來(lái)。最新的工作流技術(shù)能把數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)和基于電子郵件的流程管理技術(shù)結(jié)合起來(lái)，既能在郵件中訪問(wèn)企業(yè)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，又能在數(shù)據(jù)庫(kù)軟件中生成相關(guān)的郵件。

比如計(jì)劃人員可以在企業(yè)管理信息軟件(管理信息系統(tǒng))中也可以在電子郵件軟件如Outlook 中生成采購(gòu)申請(qǐng)郵件，然后發(fā)給有關(guān)負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)人收到郵件后，即可在郵件上答復(fù)申請(qǐng)，在答復(fù)時(shí)他還可以超級(jí)鏈接(Hyperlink)到管理信息系統(tǒng)中去察看有關(guān)細(xì)節(jié)。一旦申請(qǐng)郵件被答復(fù)，計(jì)劃人員不僅能在管理信息系統(tǒng)中看到批準(zhǔn)狀況，也可以在郵件箱中看到答復(fù)意見(jiàn)。此外負(fù)責(zé)人在答復(fù)的同時(shí)還可以根據(jù)申請(qǐng)自動(dòng)產(chǎn)生一些相關(guān)的協(xié)同工作，分派給其他的人。